ارزشیابی عملکرد کارکنان
از کارکنانی که از نحوه‌ی عملکرد خود و از میزان رضایت کارفرما بی‌اطلاع هستند، چگونه می‌توان انتظار داشت که در جهت رفع کاستی‌ها و بهسازی عملکرد خود گام بردارند؟
هر چه را که نتوانیم اندازه‌گیری کنیم نمی‌توانیم کنترل و هدایت کنیم و هر چه را که نتوانیم کنترل و هدایت کنیم نمی‌توانیم مدیریت کنیم.
موضوع اصلی در تمام تجزیه‌وتحلیل‌های سازمانی، عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازه‌گیری ست و ازاین‌رو سازمانی بدون سیستم ارزیابی عملکرد، قابل‌تصور نیست. همه‌ی افراد حق دارند و علاقه‌مند هستند که از نتایج عملکرد خود آگاه باشند. با روان حامی همراه باشید.
تعریف ارزشیابی عملکرد کارکنان
ارزشیابی عملکرد کارکنان یکی از وظایف روانشناسان صنعتی و سازمانی است. ارزشیابی عملکرد فرایندی است که به سنجش و اندازه‌گیری، ارزش‌گذاری و قضاوت درباره عملکرد طی دوره‌ای معین می‌پردازد. در گذشته، مدیران سنتی ارزشیابی عملکرد کارکنان را فقط به‌منظور کنترل کارکنان انجام می‌دادند درحالی‌که امروزه جنبه‌‌ی راهنمایی و ارشادی این عمل اهمیت بیشتری یافته است.
این ساختار برای اندازه‌گیری و ارزیابی و اثرگذاری بر ویژگی‌ها، رفتارها و دستاوردهای شغلی فرد و همچنین میزان غیبت‌های او و سرانجام تعیین سطح عملکرد کنونی وی تنظیم شده است. هدف کلی این است که اطلاعات ضروری درباره‌ی نیروهای شاغل در سازمان جمع‌آوری گردد و در دسترس مدیران قرار گیرد تا آن‌ها بتوانند تصمیمات به‌جا و لازم را در جهت بالا بردن کمیت و کیفیت کار کارکنان اتخاذ نمایند.
اهداف ارزشیابی عملکرد کارکنان
۱) برنامه‌ریزی نیروی انسانی: یکی از منابع تأمین نیروی انسانی مورد نیاز، نیروهای موجود در درون سازمان است. برای استفاده‌ی صحیح از این منبع ضروری ست که کیفیت، قابلیت ارتقا و توانایی‌های بالقوه‌ی نیروهای شاغل در سازمان شناخته شود و اطلاعات لازم درباره‌ی آن‌ها جمع‌آوری گردد. با اطلاعاتی که به‌وسیله‌ی سیستم ارزشیابی عملکرد کارکنان به دست می‌آید می‌توان به‌طور دقیق و صحیح موارد زیر را مشخص کرد.
- نقاط قوت و ضعف نیروهای درون سازمان.
- آیا فرد دانش و مهارت‌های لازم برای انجام شایسته‌ی شغل فعلی خویش را دارد؟
- آیا فرد مهارت و تخصص و سایر شرایط لازم را به‌منظور احراز سمتی بالاتر دارد و برای ترفیع مقام آماده است؟
با استفاده از این اطلاعات، درباره‌ی ارتقا، انتقال، جابه‌جایی و حتی اخراج کارکنان تصمیم‌گیری می‌شود.
۲) کارمندیابی و انتخاب: نتایج حاصل از ارزشیابی عملکرد کارکنان فعلی سازمان می‌تواند در پیش‌بینی آتی عملکرد کسانی که سازمان می‌خواهد استخدام کند، مفید واقع شود. سازمانها برای کسانی که دارای ویژگی‌های به‌خصوصی باشند از جمله درجه‌ی تحصیلی خاص یا تحصیل در دانشگاهی خاص، ارزش بیشتری قائل می‌شوند.
۳) آموزش و تربیت کارکنان: بخشی از اطلاعات حاصل از ارزشیابی عملکرد کارکنان به تعیین نیازهای آموزشی مربوط می‌شود. بدین معنی که اگر معلوم شود که عملکرد ضعیف کارمند ناشی از فقدان آموزش است، مسئولان با برگزاری دوره‌های آموزشی مناسب، این ضعف را برطرف می‌کنند. نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان هم در تعیین نیازهای آموزشی سازمان و هم در تعیین نوع مهارت‌های به‌خصوصی که بیشتر مورد نیاز سازمان است، نقش مهمی دارد.
۴) تعیین مسیر شغلی: عملکرد کارمند در شغلش نشان‌دهنده‌ی توانایی‌های بالفعل و بالقوه و همچنین نقاط ضعف و قوت اوست. در نتیجه می‌توان مسیر شغلی او را ترسیم کرد. منظور از مسیر شغلی، مشاغلی ست که در طی عمر کاری فرد در سازمان یکی پس از دیگری به او واگذار می‌شود.
۵) حقوق و مزایا: یکی از عوامل بسیار مؤثر در افزایش پرداخت، اطلاعات حاصل از ارزیابی عملکرد فرد است. امروزه مدیران و مسئولان معتقدند که باید با افزودن به حقوق و دستمزد به کار و عملکرد برجسته‌ی کارکنان، پاداش مشهود و ملموس داد. پاداش به خاطر عملکرد خوب، نقش بسیار مهمی در ایجاد انگیزه برای ادامه‌ی آن خواهد داشت. اگر کارکنان قوی همان حقوق و مزایا را دریافت کنند که کارکنان عادی یا ضعیف دریافت می‌کنند، به‌تدریج انگیزه‌ی خود را از دست می‌دهند و تبدیل به کارگرانی عادی می‌شوند. سازمان باید سیستم منصفانه‌ای را برای ارزیابی عملکرد کارکنان طراحی کند و نتایج ارزشیابی عملکرد کارکنان را مبنای تخصیص پاداش قرار دهد.
۶) شناخت استعدادهای بالقوه‌ی کارکنان: هم‌زمان با ارزشیابی عملکرد کارکنان، استعدادها و توانایی‌های بالقوه‌ی فرد نیز مورد سنجش قرار می‌گیرد که باعث می‌شود مشاغلی که احتمال می‌رود فرد در انجامشان موفق‌تر باشد به عهده‌ی او گذارده شود.
۷) ایجاد بازخورد: ارزشیابی عملکرد کارکنان و ارائه‌ی نتایج به کارمندان، آن‌ها را از نحوه‌ی عملکردشان و میزان رضایت سرپرست‌شان آگاه می‌کند. در صورت عدم ارائه‌ی بازخورد، کارکنان دچار سردرگمی شده و احتمال افت انگیزه بین آن‌ها افزایش میابد.
۸) تعیین روایی آزمون‌های استخدامی: نتایج حاصل از ارزشیابی عملکرد کارکنان شاخص و مقیاس سودمندی برای تعیین اعتبار و روایی آزمون‌های استخدامی است و به مسئولان و سازمان و طراحان این آزمون کمک می‌کند تا در صورت لزوم اصلاحات لازم را به عمل آورند.
برای کسب اطلاعات بیشتر کلیک کنید.
ملاک‌های ارزشیابی عملکرد کارکنان
ملاک را می‌توان به‌صورت واقعی و نظری طبقه‌بندی کرد.
ملاک نظری مشخص می‌کند که کدام عملکرد خوب است ولی به نحوه‌ی اندازه‌گیری آن نمی‌پردازد. ملاک واقعی روش سنجش یا عملیاتی کردن ملاک نظری ست.
ملاک واقعی ملاک نظری را ارزیابی می‌کند، بااین‌وجود ممکن است ملاک واقعی شاخص کاملی از ملاک نظری نباشد.
– ناخالصی ملاک: به آن بخش از ملاک واقعی اشاره دارد که به‌جای منعکس کردن آنچه قرار است سنجیده شود، چیز دیگری را منعکس می‌کند. ناخالصی می‌تواند نتیجه‌ی سوگیری‌ها و خطاهای موجود در ملاک و عدم پایایی آن باشد.
– ناقص بودن ملاک: به این معنی است که ملاک واقعی کل ملاک نظری را پوشش نمی‌دهد.
– مرتبط بودن ملاک: دامنه‌ای است که در آن ملاک واقعی همان چیزی را می‌سنجد که در ملاک نظری برای سنجش طراحی شده است یا به‌عبارت‌دیگر، اعتبار سازه‌ای آن است.
مراحل ارزیابی عملکرد
در ابتدا باید هدف و منظور از ارزیابی عملکرد کارکنان معین شود، زیرا به‌ندرت می‌توان سیستم واحدی برای ارزیابی کارکنان طراحی نمود که تمام جوانب را در نظر بگیرد. در بسیاری موارد به دلیل نامعلوم بودن اهداف، سیستم ارزیابی، درست طراحی یا اجرا نگردیده است. با توجه به این مسائل سازمان به بیش از یک سیستم ارزیابی احتیاج دارد.
در مرحله دوم باید برای کارکنان روشن نمود در وظایف محول، چه انتظاراتی از آن‌ها می‌رود (معمولاً به کمک اطلاعاتی که از تجزیه تحلیل شغل به‌دست‌آمده و در شرح شغل منعکس گردیده است). همچنین در این مرحله شاخص‌ها و استانداردهای ارزیابی عملکرد به اطلاع فرد رسانده می‌شود.
در مرحله سوم عملکرد واقعی فرد در شغل اندازه‌گیری می‌شود.
در مرحله چهارم این عملکرد (آنچه انجام گرفته است) با استانداردهای عملکرد (آنچه باید انجام می‌گرفت) مقایسه می‌گردد.
سرانجام در مرحله پنجم نتایج حاصل از این مقایسه با فرد در میان گذاشته می‌شود و تصمیمات مقتضی اتخاذ می‌گردد.
عوامل مؤثر بر ارزیابی عملکرد
۱) عوامل برون‌سازمانی
قوانین و مقررات بسیاری از دولت و سایر مراجع ذی‌صلاح وضع گردیده تا مسئولان سازمان را ملزم کند که روش‌هایی برای ارزیابی کارکنان طراحی کنند که با استفاده از آن‌ها نه‌تنها حق‌وحقوق کسی ضایع نگردد، بلکه ترفیع و افزایش حقوق نیز بین کارکنان شایسته به‌طور عادلانه توزیع گردد.
اتحادیه‌ها در کشورهای صنعتی در تعین استاندارد و نظارت بر عملکرد کارکنان به‌وسیله مسئولان سازمان نقش بسیار مؤثری دارند و اصولاً معتقدند تصمیم‌گیری درباره‌ی ارتقا یا هرگونه پاداش دیگری به کارکنان باید بر اساس ارشدیت (سنوات خدمت) باشد نه ارزیابی عملکرد.
۲) عوامل درون‌سازمانی
در سازمان‌های بزرگ امروزی به دلیل ارتباط و اثرگذاری متقابل بسیاری از مشاغل، ماهیت کار به‌گونه‌ای است که عملکرد افراد در یک شغل خاص به عملکرد دیگران در سایر مشاغل بستگی پیدا می‌کند. ازاین‌رو جو سازمان به‌عنوان عوامل درون‌سازمانی می‌تواند در عملکرد کارکنان تأثیر مثبت یا منفی داشته باشد.
عواملی که در تعیین نوع سیستم ارزیابی مؤثر است:
-اندازه سازمان: سیستم‌های پیشرفته‌ی ارزیابی، حجم بالایی از اطلاعات ارائه می‌دهند که پردازش و نتیجه‌گیری از آن احتیاج به تجزیه تحلیل عمیق و گسترده دارد که عمدتاً پرهزینه و وقت‌گیر است در نتیجه سازمان‌های کوچک توان استفاده از این سیستم‌های ارزیابی را ندارند و فقط سازمان‌های بزرگ که منابع مالی کافی را در اختیار دارند، از سیستم‌های ارزیابی استفاده می‌نمایند.
-پویایی سازمان: این‌که سازمان بهتر است از کدام نوع سیستم ارزیابی استفاده کند بستگی به پویایی یا ثبات نسبی سازمان دارد چنانچه سازمان پویا و درحالی‌که تغییر باشد بهتر است از سیستم‌های ساده که انعطاف‌پذیری بیشتری دارند استفاده شود چراکه آن‌ها را به‌راحتی و متناسب با شرایط می‌توان تغییر داد. در یک سازمان با ثبات نسبی که امکانات کافی نیز در اختیار دارد از سیستم‌های ارزیابی پیچیده‌تری استفاده می‌شود که به خاطر عدم تغییر و تحول سریع، کارایی و اثربخشی خود را برای مدتی طولانی حفظ می‌نمایند.
-سطوح مختلف در سلسله‌مراتب: مشاغل مدیریتی نسبت به مشاغل کارگری از پیچیدگی بیشتری برخوردار است در نتیجه برای ارزیابی این دو گروه از سیستم ارزیابی متفاوتی استفاده می‌شود. آنچه ارزیابی مدیریتی را پیچیده می‌سازد این است که در ردهای بالا هرگز نمی‌توان حد قابل‌قبول را مشخص کرد. آثار و تبعات ناشی از تصمیم‌گیری برخی مدیران ممکن است در کوتاه‌مدت ظاهر نگردد و یا عوامل و متغیرهای متعددی عملکرد مدیر را تحت تأثیر قرار دهند که او هیچ‌گونه کنترلی بر روی آن‌ها ندارد.
سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان زمانی موفق و مؤثر خواهد بود که انعطاف‌پذیر باشد و بتوان هم‌زمان با تغییرات سازمانی و محیطی آن را تغییر داد.
منابع ارزیابی عملکرد
منابع ارزیابی عملکرد اشاره به افرادی دارد که داده‌های عملکردی توسط آن‌ها حاصل می‌گردد. روش‌های مختلف ارزیابی عملکرد می‌توانند از یک و یا حتی چند منبع استفاده نمایند. از ویژگی‌های مثبت استفاده از منابع چندگانه این است که دیدگاه‌های چندوجهی ارزیابی عملکرد هم اعتبار بیشتری دارد و هم از طرف کارگری که مورد ارزیابی قرار گرفته است پذیرش بیشتری دارد.
۱) سرپرستان: بیشتر ارزیابی‌های عملکردی به‌وسیله‌ی سرپرستان انجام می‌گیرد و اجرای عادی ارزیابی عملکرد کارمندان از فعالیت‌های مهم سرپرستی ست.
این نوع روش ارزیابی معایبی دارد که شامل موارد زیر است:
- ازآنجایی‌که معمولاً سرپرست اختیار تنبیه و پاداش دارد، شاید زیردستان احساس خطر کنند.
- ارزشیابی یک‌طرفه است و در کارکنان حالت تدافعی ایجاد می‌کند.
- ممکن است سرپرست مهارت‌های لازم برای برقراری رابطه با کارکنان خود را نداشته باشد.
- سرپرست برای حق جلوه دادن ترفیع مقام یا افزایش پرداخت برخی کارکنان، در نتایج ارزیابی دست برد.
۲) همکاران: ارزیابی توسط همکاران هنگامی مطمئن و قابل اعتماد است که گروه همکاران برای مدت‌زمان نسبتاً طولانی با یکدیگر بوده و تغییری نکنند و وظایفی که اعضای گروه انجام می‌دهند مرتبط و وابسته به هم باشد. همکارانی که عملکرد یکدیگر را ارزیابی می‌کنند نباید در رقابت مستقیم با یکدیگر برای دریافت پاداش باشند. با تأکید روزافزون بر کارگروهی در سازمانها، این نوع ارزیابی در آینده از اهمیت بیشتری برخوردار خواهد بود.
۳) زیردستان: زیردستان هرروز شاهد رفتار و کردار و عملکرد رئیس خود هستند و در جایگاهی قرار دارند که می‌توانند درباره‌ی کاردانی و اثربخشی، قضاوت درستی در مورد عملکرد رئیس خود داشته باشند. این نوع ارزیابی مزیت‌هایی نیز دارد:
- مدیر از نیازهای کارکنان و تأثیراتی که بر آن‌ها گذارده است، آگاه می‌شود.
- اطلاعات حاصل از ارزیابی عملکرد او، به وی کمک می‌کند تا مدیر بهتری شود.
البته این نوع ارزیابی می‌تواند حساسیت‌هایی را در رئیس به وجود آورد و یا باعث اضطراب و نگرانی او گردد و در نتیجه مبنای تصمیمات او به‌جای کارایی و اثربخشی، کسب محبوبیت میان کارکنانش باشد.
۴) خودارزیابی: خودارزیابی عملکرد توسط بسیاری از شرکت‌ها معمولاً در رابطه‌ی تنگاتنگ با ارزیابی سرپرست انجام می‌پذیرد. وقتی کارکنان در فرایند ارزشیابی شرکت داشته باشند با اهداف بیشتر درگیر می‌شوند و به آن‌ها متعهدتر خواهند بود و حتی به روشن ساختن نقش افراد و کاهش تعارض نقش کمک می‌شود. خودارزیابی برای برنامه‌های خودپروری، رشد شخصی و ایجاد تعهد به اهداف مؤثر است و از طرف دیگر می‌تواند باعث جبهه‌گیری‌ها و تحریف‌های اجتناب‌ناپذیری میان سرپرست و زیردست در جلسات ارزیابی عملکرد باشد. در اغلب موارد میان نتایج خودارزیابی و ارزیابی سرپرست تفاوت‌های بسیاری وجود دارد چراکه خود کارگر بیشتر بر کوشش به‌عمل‌آمده تأکید دارد و سرپرست بر نتیجه‌ی حاصل از عملکرد.
۵) ارزیابی گروهی: اگر دو یا چند واحد مختلف سازمانی در ارتباط با یکدیگر باشند، از چند نفر از سرپرستان و مدیرانی که با کارمند و کار او آشنایی دارند دعوت می‌شود تا با تشکیل گروهی عملکرد وی را ارزیابی کنند. در این روش هر فرد با توجه به تخصص خود، عملکرد کارمند را از زاویه‌ی خاصی بررسی می‌کند. این نوع ارزیابی نسبت به سایر ارزیابی‌ها از دقت بیشتری برخوردار است و نتایج معتبرتری به دست می‌دهد و عیب بزرگ این روش کم بودن اهمیت سرپرست و وقت‌گیر بودن فرایند است.
۶) مشتریان: برای کارکنانی که با مشتری سروکار دارند به‌ویژه زمانی که رابطه‌ی آن‌ها مداوم و تنگاتنگ است، ارزیابی از طرف مشتری بسیار مهم و پرکاربرد است.
ارزیابی ۳۶۰ درجه، شیوه‌ی جدیدی ست که استفاده از تمام سطوح ارزیابی برای سنجش عملکرد شغلی را در برمی‌گیرد.
در مقاله بعدی عوامل مؤثر بر ارزشیابی عملکرد کارکنان می‌پردازیم.
یک راه ساده و آسان برای اطلاع از مطالب جدید سایت و ارتباط با ما کانال تلگرام ماست. در تلگرام ravanhami@ با ما همراه باشید.
