تعریف تجزیه و تحلیل شغل
در هر سازمان فعالیتهایی وجود دارد که بایستی برای سهولت پیشبرد، آنها به ادارهها و واحدها و پستها و وظایف کوچک تقسیم شوند تا کارایی سازمان افزایش یافته و امر کنترل به راحتی صورت گیرد.
کوچکترین واحد کار که وظایف مشابه در آن جمع میشود، شغل است. در روانشناسی صنعتی و سازمانی، تجزیه و تحلیل شغل به دنبال تعیین وظایف و خصوصیات انسانی مورد نیاز برای انجام آن مشاغل در یک سازمان است. تجزیه و تحلیل شغل را میتوان هر نوع فعالیت یا فرایند جمعآوری، تنظیم و ارزیابی اطلاعات مربوط به کار و سازمان دانست.
در تجزیه و تحلیل شغل با دو رویکرد روبرو هستیم.
رویکرد شغل محور، وظایف و خصوصیات وظایف را توصیف میکند. وظایف را میتوان در چارچوب یک سلسلهمراتب از هم مجزا کرد بهطوریکه در داخل آن، توصیفهای سطح بالاتر به بخشهای کوچکتر و کوچکتری تقسیم شود:
۱) تکلیف
۲) وظیفه
۳) اقدام
۴) عنصر
رویکرد فردمحور، توصیفکنندهی خصوصیات چهارگانهای (KSAO) است که هر فرد برای اجرای موفق شغل به آنها نیاز دارد:
۱) دانش
۲) مهارت
۳) توانایی
۴) سایر خصوصیات لازم
سه ویژگی اول عمدتاً بر خود عملکرد شغل متمرکزند و ویژگی چهارم به انطباق، رضایت و نیز عملکرد شغلی مربوط است.
اهداف تجزیه و تحلیل شغل
- انتخاب و استخدام کارجویان
اولین قدم در تصمیمگیری برای استخدام کردن یک نفر، تعیین صفات انسانی یا ویژگیهای چهارگانهای ست که برای موفقیت در اجرای شغل، ضرورت دارند. فراهم کردن اطلاعات معنیدار و صحیح دربارهی شغل موردنظر، به تهیهی آزمونهای استخدامی و اجرای آزمونها و مصاحبههای استخدامی کمک گستردهای میکند.
هرچه اطلاعات دقیقتری راجع خصوصیات انسانی موردنیاز و ویژگیهای شغل داشته باشیم، انتخاب دقیقتری خواهیم داشت. انتخاب فرد متناسب و منطبق با شغل، از مهمترین اهداف هر سازمان است.
- تعیین نیازهای آموزشی کارکنان
تنها با اطلاع از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل است که مسئول آموزش و بهبود منابع انسانی یک سازمان قادر به تصمیمگیری در زمینهی محتوای برنامههای آموزشی، زمان لازم برای آموزش هر موضوع درسی، انتخاب شرکتکنندگان در هر برنامهی آموزشی، انتخاب روشهای آموزشی و نیز وسایل و ابزارهای موردنیاز برای آموزش خواهد بود.
- ارتقای شغلی کارمندان
تمام افراد یک سازمان نمیتوانند به بالاترین پلهی نردبان شغلی صعود کنند و علت آن، محدود بودن فرصتهای ارتقا و همینطور محدودیت افراد در دستیابی به ویژگیهای چهارگانه است. تحلیل شغل با فراهم آوردن تصویری از ویژگیهای لازم برای مشاغل هر سطح از نردبان شغلی، به رشد شغلی کارکنان کمک میکند.
- تجدید ساختار شغل
گاه لازم است برای استفادهی بهتر از نیروی کار موجود در سازمان، ساختار کلی برخی از مشاغل تغییر یابد. برای مثال، شغلهای سطح پایین بهگونهای تغییر کنند که افراد غیرمتخصص نیز بتوانند عهدهدار تصدی این مشاغل شوند. نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل، طراحی مجدد مشاغل را امکانپذیر میکند.
- مشاوره شغلی
مشاور کارکنان و مشاوران شغلی یک سازمان تنها در صورتی قادر به ارائهی خدمات مشاورهای اثربخش هستند که همهی مشاغل سازمان محل کار خود را بشناسند و با احتیاجات شغلی و خصوصیات و صفات لازم برای تصدی هر شغل، با نیازهای آموزشی و تجارب لازم برای اشتغال به این فعالیتها و نیز با بسیاری از اطلاعات ضروری دیگر دربارهی هر شغل آشنا باشند که این امر، از طریق تجزیه و تحلیل شغل میسر است.
- ارزیابی عملکرد کارکنان
نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل، اساسیترین عوامل و معیارهای لازم را برای ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان هر سازمان، فراهم میآورد. یکی از عمده دلایل ناموفق بودن اغلب سازمانهای کشور در زمینهی ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان آن است که تاکنون مشاغل این سازمانها به شیوههای علمی، تجزیه و تحلیل نشدهاند.
- تأمین ایمنی برای کارکنان
با استفاده از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل، میتوان وظایف خطرآفرین در هر شغل را شناخت و برای پیشگیری از سوانح و حوادث در حین کار، اقدامات لازم را انجام داد. در این موارد نهتنها سلامت جسمی، بلکه سلامت و بهداشت روانی نیز مورد توجه است.
- تعیین مشوقهای مالی و ارزشیابی شغل
نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل بهترین منبع تعیین حقوق و دستمزد کارکنان است. تعیین حقوق و دستمزد بر مبنای تجزیه و تحلیل شغل منجر به افزایش روحیهی کارکنان میشود چرا که در این روش عدالت شغلی رعایت میشود. در ارزشیابی شغل نیز نیازمند آشنایی با وظایف متصدی هر شغل و ویژگیهای شخصیتی لازم برای انجام دادن آن وظایف هستیم.
- مسائل قانونی
بسیاری از کشورهای صنعتی برای پیشگیری از عملکردهای تبعیضآمیز استخدامی، بهخصوص در زمینهی استخدام کارکنان قوانینی وضع کردهاند. تجزیه و تحلیل شغل، بهجای ویژگیهای شخصی غیر مرتبط، فهرستی از ویژگیهای مرتبط را بهعنوان مبنایی برای استخدام فراهم میکند تا از بروز هرگونه تبعیض پیشگیری شود.
منابع اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل
اطلاعات تحلیل شغل با روشهای مختلفی جمعآوری میشود. در تمام این روشها از افرادی استفاده میشود که در زمینهی خصوصیات شغلی و چهار ویژگی فردی لازم برای اجرای جنبههای مختلف شغل، آموزش دیدهاند.
- تحلیلگران شغل
- متصدیان فعلی شغل
- سرپرستان
- مشاهدهگران آموزش دیده
تحلیلگران شغل و متصدیان آموزش دیده یا واقعاً شغل را انجام میدهند یا مدتزمان زیادی را صرف مشاهدهی کارکنانی میکنند که در حال انجام دادن شغل هستند و این تجربهها را به تحلیل شغل انتقال میدهند. متصدیان فعلی و سرپرستان، کارشناسان موضوع مورد مطالعه هستند، یعنی افرادی که در زمینهی محتوا و ضرورتهای شغلی خود یا مشاغل تحت نظارت خود دانش زیادی دارند.
جمعآوری اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل
شیوههای رایج جمعآوری اطلاعات تحلیل شغل:
- اجرای شغل
اجرای واقعی شغل، بینش لازم در مورد ماهیت وظایف و چگونگی تعامل آنها را به تحلیلگر میدهد. این روش اطلاعات بسیار وسیعی را در دسترس قرار میدهد اما بسیار پرهزینه و وقتگیر است و تحلیلگر قبل از انجام شغل ممکن است به آموزش وسیعی نیاز داشته باشد.
- مشاهده
مشاهدهگر ممکن است خود تحلیلگر یا افراد دیگری باشند که در این خصوص آموزش دیدهاند. مشاهده نیز مانند اجرای شغل، اطلاعات وسیعی را در دسترس قرار میدهد ولی پرهزینه و وقتگیر است.
- مصاحبه
یکی از رایجترین روشهاست که برای جمعآوری فهرستی از تمام وظایف و فعالیتهایی که افراد دارای عنوان شغلی مشابه انجام میدهند، مورد استفاده قرار میگیرد.
- پرسشنامه
با صرف زمان و تلاش مختصر، اطلاعات مفیدی را میتوان از طریق پرسشنامهها کسب کرد.
- دادههای موجود
پروندههای اطلاعاتی سازمانهای بزرگ میتوانند منبع مناسبی باشند.
- خاطرات شغلی
یادداشت فعالیتهای روزانه متصدی شغل بهصورت خاطرات شغلی که بسیار وقتگیر است.
روشهای تحلیل شغل
- پرسشنامه اجزای شغل (JCI)
این پرسشنامه، با هدف نشان دادن نیاز به انطباق الزامات شغل با ویژگیهای کارمند، در انگلستان طراحی شد. این روش امکان ارزیابی همزمان الزامات شغل و ویژگیهای چهارگانهی مورد نیاز برای شغل و فرد را فراهم میکند. درجهی انطباق موارد فهرست شده تعیینکنندهی مناسب بودن فرد برای شغل یا نیاز وی به آموزش اضافی در زمینهی اجرای درست شغل است. این پرسشنامه در محیطهای آموزشی هم برای توسعهی برنامههای درسی و هم برای رهنمودهای شغلی مورد استفاده قرار گرفته است.
پرسشنامهی اجزای شغل چهارصد ویژگی مربوط به شغل را پوشش میدهد که میتوان آنها را به مهارتهای ضروری تبدیل کرد. در این پرسشنامه پنج جز برای ویژگی شغل معرفی شده است:
۱) استفاده از ابزارها و تجهیزات
۲) الزامات ادراکی و جسمی
۳) ریاضیات
۴) ایجاد رابطه
۵) تصمیمگیری مسئولیت
- تحلیلهای عملکردی شغل (FJA)
تحلیل عملکردی شغل را مشاهدهگران و مصاحبهکنندهها برای تهیهی توصیف شغل و نمرهگذاری دامنههای متعدد شغل و کارکنان بالقوه مورد استفاده قرار میدهند. دامنههای شغل برای تمام مشاغل کاربرد دارند، بهطوریکه از این راهکار میتوان برای مقایسهی بین مشاغل استفاده کرد.
تحلیل عملکردی شغل روشی ست که برای فرهنگ عناوین شغلی (DOT) بهکاربرده شده که در رابطهی متقابل شغل با دادهها، مردم و اشیا تعریف میشود.
در دههی ۱۹۹۰، وزارت کار، شبکهی اطلاعات شغلی را با کمک و حمایت تعداد زیادی از روانشناسان صنعتی/سازمانی شاغل در دانشگاهها و شرکتها، تأسیس کرد و توسعه و تقویت این شبکه همچنان ادامه دارد. این نظام اطلاعاتی یک منبع مبتنی بر رایانه ست که اطلاعات مرتبط با شغل را دربارهی ویژگیهای مشترک کلی تقریباً ۱۱۰۰ گروه شغلی فراهم کرده است.
شش دامنهی الگوی موضوعی شبکهی اطلاعات شغلی:
۱) ضرورتهای تجربی (آموزش، یادگیری، پروانهی کار)
۲) ضرورتهای کارمند (مهارتهای اصلی، مهارتهای عملکردی، اطلاعات عمومی، تحصیلات)
۳) ویژگیهای کارمند (تواناییها، علایق، شیوهی کار)
۴) ضرورتهای شغلی (فعالیتهای شغلی تعمیمیافته، زمینهی کاری، زمینهی سازمانی)
۵) اطلاعات ویژهی شغلی (دانش شغلی، مهارت شغلی، وظایف، ماشینها، ابزار، تجهیزات)
۶) ویژگیهای شغلی (اطلاعات مربوط به بازار کار، دورنمای شغل، دستمزدها)
- پرسشنامه تحلیل موقعیت (PAQ)
این پرسشنامه، برای تحلیل هر شغلی مورد استفاده قرار میگیرد و شامل ۱۸۹ عنوان است که به ضرورتها یا اجزای شغل مربوط میشود. نیمرخ ویژگیهای چهارگانهی شغل را میتوان برای اجزا ترسیم کرد. اجزای این پرسشنامه عمومی ست و امکان مقایسهی مشاغل مختلف را بر اساس مجموعهای کلی از دامنهها یا ویژگیهای چهارگانه فراهم میکند.
اجزای پرسشنامه در شش مقوله سازماندهی شده است:
۱) اطلاعات درونداد (فرد از کجا و چگونه اطلاعات مورد نیاز برای انجام شغل خود را دریافت میکند)
۲) فرایند واسطهای (نوع تفکر و تعقل و تصمیمگیری لازم برای انجام شغل)
۳) برونداد کاری (وظایفی که کارگر باید انجام دهد و ابزار و ماشینهای لازم)
۴) روابط بین فردی (نوع روابط و برخورد با افراد دیگر)
۵) زمینهی شغلی (بافت فیزیکی و اجتماعی که شغل در آن انجام میپذیرد)
۶) سایر خصوصیات شغلی (سایر فعالیتها و شرایط و خصوصیتهای لازم برای انجام شغل)
- پرسشنامه وظیفه
این پرسشنامه شامل فهرست وظایف خاصی ست که در یک شغل انجام داده شده و مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است. همچنین شامل یک یا چند شاخص ارزشگذاری برای هر وظیفه است که در مورد دامنههای زیر انجام میشود:
۱) مدتزمانی که برای انجام دادن وظیفهی مورد مطالعه صرف میشود
۲) حیاتی بودن وظیفه برای بهتر انجام دادن شغل
۳) دشواری یادگیری وظیفه
۴) اهمیت وظیفه
- شیوهی اتفاقات بحرانی
این شیوه، رفتارهای خاص کارگری را که به موفقیت یا عدم موفقیت ویژهای در انجام شغل دست مییابد ثبت میکند. ارزش واقعی شیوهی اتفاقات بحرانی در کمک این شیوه برای تعیین دانش مشخص، تواناییها و مهارتهای خاصی نهفته ست که یک کارگر برای انجام موفقیتآمیز وظایف خود به آنها احتیاج دارد.
در آخر، لازم به ذکر است که چون تجزیه و تحلیل مشاغل زیربنای تمامی فعالیتهایی ست که یک روانشناس میتواند برای یک سازمان انجام دهد، تحلیلگر باید درک درستی از پیچیدگیهای رفتاری و شناختی نیروی انسانی داشته باشد تا تصمیمات سازمان متأثر از قضاوتهای شخصی نباشد.